E-mail จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

E-Mail คืออะไร

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-Mail) คือ การส่งข้อความหรือข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลอื่นๆ ผ่านทางคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายเหมือนกับการส่งจดหมาย แต่อยู่ในรูปแบบของสัญญาณข้อมูลที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยเปลี่ยนการนำส่งจดหมายจากบุรุษไปรษณีย์มาเป็นโปรแกรม และเปลี่ยนจากการใช้เส้นทางจราจรคมนาคมทั่วไปมาเป็นช่องสัญญาณรูปแบบต่างๆ ที่เชื่อมต่อระหว่างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะตรงเข้ามาสู่ Mail Box ที่ถูกจัดสรรใน Server ของผู้รับปลายทางทันที…
เราใช้ E-Mail ทำอะไรกัน

ปัจจุบันนี้ด้วยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงถึงกันทั่วโลก ทำให้ระบบการติดต่อสื่อสารข้อมูลถึงกันสามารถทำได้อย่างง่ายดาย อินเตอร์เน็ตนับเป็นระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลก เพราะมีผู้ใช้งานมากกว่า 25 ล้านคน ติดต่อเข้าใช้อินเตอร์เน็ต เพื่อส่ง E-Mail

 E-Mail นับเป็นทางเลือกใหม่ของการติดต่อสื่อสาร ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีระบบเครือข่าย ทำให้การส่งหรือรับ E-Mail ไม่ว่าผู้ส่งและผู้รับจะอยู่ที่ใด เป็นไปได้ในช่วงเวลาที่สั้นและรวดเร็ว สามารถส่งหรือรับข้อมูลได้ทันที และตลอดเวลาที่เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อเข้าสู่ระบบ โดยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะสัมพันธ์กับค่าโทรศัพท์ที่ใช้ และค่าธรรมเนียมในการขอใช้บริการจากผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ต

เราใช้ E-Mail เพื่อส่งข้อมูลที่สามารถจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มข้อมูล (File) คอมพิวเตอร์ได้ทุกประเภท ไม่ว่านั่นจะเป็นเพียงข้อความจดหมายเพื่อพูดคุยธรรมดาหรือเป็นแฟ้มข้อมูลรูปภาพ รวมทั้งยังสามารถแนบแฟ้มข้อมูลเอกสาร หรือข้อมูลต่างๆได้อีกด้วย

ในเชิงธุรกิจ E-Mail จะช่วยลดค่าใช้จ่ายและระยะเวลาในการติดต่อสื่อสาร นอกจากนี้ยังสามารถส่งจดหมายฉบับเดียวกันถึงผู้รับปลายทางได้เป็นจำนวนมาก ทำให้มีการนำ E-Mail มาใช้เพื่อการโฆษณา หรือประชาสัมพันธ์สินค้าและบริการได้อีกด้วย

มาทำความรู้จักและเรียนรู้วิธีใช้งาน E-Mail กัน

ในการใช้งาน E-Mail จำเป็นจะต้องมี E-Mail Address เสียก่อน โดย E-Mail Address จะเป็นเหมือนที่อยู่ทางอินเตอร์เน็ตของแต่ละคน มักจะแทนด้วยชื่อหรือรหัสที่ใช้แทนตัว แล้วตามด้วยชื่อของ Mail Server ที่ให้บริการ เช่น somchai@isp.co.th โดยทั่วไป E-Mail Address จะประกอบด้วย

- User ID ใช้เป็นชื่อหรือรหัสประจำตัวของผู้ใช้บริการแต่ละคน

- เครื่องหมาย @

- Domain Name ของ Mail Server ที่ใช้บริการ

เมื่อต้องการส่ง E-Mail มีส่วนประกอบสำคัญที่ต้องให้รายละเอียด คือ

1. To: ระบุ E-Mail Address ของผู้รับปลายทาง

2. Subject: ใส่หัวเรื่องย่อๆของเนื้อหา

3. CC (Carbon Copy): เป็นการระบุ E-Mail Address ของผู้ที่เราต้องการให้ได้รับสำเนาของจดหมายฉบับนี้ด้วย

4. BCC (Blind Carbon Copy): เช่นเดียวกับ CC แต่ทำให้ผู้รับไม่ทราบว่าเราต้องการ ส่งใคร

5. Attachment: เราสามารถแนบไฟล์ไปกับการส่ง E-Mail ด้วยก็ได้

6. Body: เป็นเนื้อหาข้อความของจดหมาย

โปรโตคอลสำหรับรับส่งอีเมล

โปรโตคอลที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูลด้านอีเมล์ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ประกอบด้วย

SMTP

SMTP (Simple Message Transfer Protocol ) ทำหน้าที่ส่งอีเมล์จากเซิร์ฟเวอร์ของผู้ส่งไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ

POP

กระบวนการส่งเมล์จะสิ้นสุดเมื่อผู้ส่งสั่งให้เมล์ไคลเอนท์ส่งข้อมูลไปถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับและอีเมล์นั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในเมล์บ็อกซ์ของผู้รับที่เครื่องเมล์เซิร์ฟเวอร์

IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) คือ โปรโตคอลที่ใช้ในการจัดการเมล์บ็อกซ์

รูปแบบของอีเมล และอีเมลแอดเดรส

E-mail address : ที่อยู่การส่ง E-mail   

• @ domain name
• sakda@kku.ac.th 
• ต้องไม่มี  ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่,  เว้นวรรค  

มีส่วนประกอบ 3 ส่วน

• Username : ชื่อผู้ใช้
• เครื่องหมาย : @  เรียกว่า assign  อ่านออกเสียงว่า “at”  
• domain name : ชื่อสถานีรับ-ส่ง E-mail

E-mail คือ จดหมาย ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร (สาหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet) การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word จากนั้นก็คลิกคาสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง
ประเภทของอีเมล

อีเมล์ได้กลายเป็นสิ่งจำเป็นในการสื่อสารของโลกยุคปัจจุบัน สำหรับผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเพราะสะดวก ประหยัด และรวดเร็ว ดังนั้น การให้บริการมีหลายรูปแบบ ดังนี้

1. อีเมล์จากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต คือ อีเมล์ที่ได้มาจากการที่เราสมัครสมาชิกของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP)

2. อีเมล์จากองค์กร เช่น บริษัท สถาบันการศึกษา หน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ 

3. อีเมล์ฟรี คือ ว็บไซต์ที่ให้บริการรับส่งจดหมายบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตโดยไม่จำกัดกลุ่มบุคคล

ขั้นตอนการขอใช้บริการอีเมล์

1.ให้เข้าไปเพื่อลิงค์ที่   https://www.google.com/a/cpanel/standard/new3

2.หน้าแรก ของ Google Apps คลิกที่ ลงชื่อสมัครเข้าใช้ เพื่อลงทะเบียน

3.คลิกเลือกแพ็คเกจที่ต้องการ (ในที่นี้เลือก Standard Edition เนื่องจาก ฟรี!!)

การเขียนและการส่งจดหมาย

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือเรียกสั้นๆ ว่า อีเมล์ (E-mail) หมายถึง จดหมายหรือข้อความที่ส่งถึงกันผ่านระบบเครือข่าย เราสามารถส่งจดหมายไปให้ผู้รับซึ่งเป็นสมาชิกของระบบอินเทอร์เน็ตได้โดยไม่จำกัดสถานที่และเวลา จดหมายจะส่งถึงปลายทางอย่างรวดเร็วภายในเวลาไม่กี่วินาที หรืออาจจะส่งจดหมายฉบับเดียวไปถึงผู้รับหลายคน ในเวลาเดียวกันก็ได้ ทั้งผู้รับและส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีที่อยู่เพื่อใช้ในการอ้างอิงการส่งและรับจดหมาย ที่อยู่สำหรับการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยสองส่วนคือ รหัสผู้ใช้หรือ User ID ซึ่งจะได้รับจากผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และส่วนที่สองคือชื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่ในการบริการรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือ HostName โดยรูปแบบการเขียนจะเริ่มต้นด้วย User ID คั่นด้วยเครื่องหมาย @ ตามด้วย HostName ดังนี้ User ID @hostname ตัวอย่างเช่น u9999999@dusit.ac.th หมายถึงผู้ใช้มี User ID เป็น u9999999 และเป็นสมาชิกอยู่ที่ Host ชื่อ dusit.ac.th เป็นต้น      จุดเด่นของอีเมล์ คือ สามารถแนบไฟล์ข้อมูลอื่นๆ ไปกับอีเมล์ได้ ซึ่งไฟล์ที่ติดไปนั้นอาจจะเป็นไฟล์ภาพ ไฟล์โปรแกรม หรือไฟล์ข้อมูลก็ได้ เมื่อส่งอีเมล์ไปมันจะวิ่งไปยังปลายทาง ในแทบจะทันที ไม่ว่าปลายทางจะอยู่ห่างออกไปใกล้เพียงฝ่ามือหรือไกลสุดขอบโลกก็ตาม      อีเมล์แอดเดรส      ในการส่งจดหมายธรรมดาผู้ส่งจดหมายต้องทราบที่อยู่ของผู้รับก่อน การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ก็ใช้หลักการเดียวกัน ผู้ใช้อินเตอร์เน็ตทุกคนจะมีที่อยู่หรือแอดเดรสเป็นของตนเอง เช่นbudsayaphan@hotmail.com หรือ budsayaphan@yahoo.com โดยได้รับแอดเดรสจากการที่คุณสมัครเป็นสมาชิกตามเว็บที่มีการบริการอีเมล์          แอดเดรสแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ ชื่อผู้ใช้ (user name) และชื่อโดเมน (domain name) ซึ่งผู้ใช้หมายถึงชื่อหรือชื่อใดๆ ของผู้ใช้อีเมล์ ข้างหลังชื่อผู้ใช้จะเป็นเครื่องหมาย @ (at sign) แปลว่า ที่คั่นระหว่างชื่อกับโดเมน         ส่วนที่เป็นชื่อของโดเมนจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องคอมพิวเตอร์และสถานที่ตั้งของคอมพิวเตอร์ เช่น Budsayaphan @ hotmail. com ชื่อผู้ใช้ ที่ ชื่อโดเมน รหัสโดเมนเป็นลำดับชั้นของเครือข่าย โดยจะใช้เครื่องหมาย จุด คั่นระหว่างลำดับชั้น ลำดับชั้นที่ใหญ่ที่สุดจะอยู่ทางด้านขวาสุด แนวความคิดของการแบ่งลำดับชั้นของโดเมนก็คล้ายกับการแบ่งที่อยู่ออกเป็นหมู่บ้าน ตำบล อำเภอ จังหวัด และประเทศ  การส่ง E- Mail     ขั้นที่ 1  นำ Mouse ไป Click ที่ Compose     ขั้นที่ 2  หลังจากเลือก   Compose   แล้ว หลังจากนั้นมีวิธีการ ดังนี้          -     หลังคำว่า To: ให้ใส่ชื่อ E-Mail ของคนที่เราต้องการจะส่ง Mail ไปหา หากต้องการส่งไปให้หลายคน ให้ใช้เครื่องหมาย Comma (,) คั่นระหว่าง E-Mail address ของแต่ละคน          -     หลังคำว่า Subject: ให้ใส่ชื่อเรื่องของ E-Mail ของเรา หรืออาจจะไม่ใส่ก็ได้          -     ในช่อง CC: เป็นการทำสำเนา (Carbon Copy )  ของ Mail ไปถึงผู้รับ โดยการใส่ชื่อ  E-Mail ของคนที่เราต้องการส่ง Mail ไปให้ (เพิ่มเติมจากใน To:  )          -    ในช่อง Bcc: เป็นการทำสำเนาแบบ Blind Carbon Copy  ใช้ในกรณีที่ต้องการส่ง  E-Mail ถึงบุคคลอื่น โดยบุคคลที่เราส่ง E-Mail ไปให้ใน To: และ CC: จะไม่ทราบว่าเราส่งไปให้บุคคลนี้ด้วย          -    ในกล่องใหญ่ในส่วนล่าง จะเป็นพื้นที่ในการเขียนข้อความที่เราต้องการที่จะส่ง          -     เมื่อเขียนข้อความเสร็จแล้วให้นำ Mouse ไป Click ที่ปุ่ม “Send” การส่ง File ข้อมูลใดๆ ไปกับ  E-Mail ในกรณีที่เราต้องการส่ง File ใด ๆ ก็ตามแนบไปกับ E-mail ด้วย มีขั้นตอนการส่งดังนี้            1.  นำ Mouse ไป  Click  ที่ปุ่มที่มีคำว่า “Attachments”            2.  เลือก File ที่ต้องการจะส่ง โดยกดปุ่มที่มีคำว่า “Browse”            3.  เมื่อเลือก File ที่ต้องการส่งได้แล้ว กดปุ่มที่มีคำว่า “Open”  แล้วจะเห็นว่า ชื่อ File ที่เราเลือกจะปรากฏอยู่ในช่องว่าง            4.  ขั้นต่อมากดปุ่มที่มีคำว่า “Attachments” เพื่อแนบ File ไปกับ E-mail            5.  เห็นได้ว่าชื่อ  File ที่ต้องการจะส่งจะปรากฏบนช่องว่าง ถ้าเราเกิดลังเลเปลี่ยนใจจะเปลี่ยนแปลง File ที่จะส่ง สามารถทำได้โดยการนำ Mouse ไป Click ที่ปุ่ม Remove ถ้าทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้ Click ที่ปุ่ม Done (ในที่นี้ทาง Hotmail.com มีขีดความสามารถในการส่ง File มีขนาดสูงที่สุดได้ไม่เกิน  1 Mb  เท่านั้น)            6. ขั้นตอนสุดท้ายคือ หลังจากที่เรากด Done แล้วจะกลับมายังหน้าจอเดิม การจะส่ง E-Mail ที่มีการแนบ File ใดๆ ไปด้วยนั้น ก็ให้ทำตามวิธีการส่ง E-Mail ตามปกติ  จะเห็นได้ว่าในส่วนที่มีคำว่า Attachments จะมีชื่อ File ที่เราแนบไปด้วย มารยาทในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์      ในการเขียนจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ล้วนๆ (ในกรณีที่พิมพ์เป็นภาษาอังกฤษ)  เพราะจะทำให้อ่านยาก การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ให้ใช้ได้เฉพาะข้อความที่ต้องการเท่านั้น ควรจ่าคำนำหน้าเชื่อมอย่างระมัดระวัง ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ไม่หยาบคาย หรือทำให้ผู้อื่นได้รับความเสียหาย เมื่อได้รับจดหมายแล้วควรพิจารณาเนื้อหา และความหมายของถ้อยคำอย่างรอบคอบเพื่อประโยชน์ในการรับสาร

ข้อดีของ E-mail • ประหยัดเวลา • ประหยัดเงิน • สามารถส่งในรูปแบบมัลติมีเดียได้ • สามารถแนบไฟล์ที่เป็นเอกสารส่งได้ • สามารถส่งต่อข้อมูลหรือที่เรียกว่า forward ได้ ข้อจำกัดของ E-mail • ไม่สามารถเข้าถึงบุคคลได้ทุกคน • ไม่ได้รับต้นฉบับซึ่งควรค่าแก่การเก็บรักษา • อาจมีไวรัสมาพร้อมกับเอกสารที่ส่งมา • ถ้าเครือข่ายล่ม ทำให้การส่งหรือรับข้อมูลล้มเหลว • ถ้าข้อมูลใน mail box เต็มก็ไม่สามารถรับข้อมูลอื่นได้

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

การอ่านจดหมาย

ภายในกล่องจดหมายเข้า (Inbox) จะแสดงจดหมายที่อยู่ภายในกล่องเก็บจดหมายนี้ เมื่อเราคลิกเลือกที่ inbox หรือ Check Mail จะปรากฏจดหมายที่มีอยู่ 

การส่งต่อจดหมายกลับ

เมื่ออ่านจดหมายแล้วต้องการที่จะส่งจดหมายเพื่อตอลบกลับไปยังผู้ส่ง สามารถคลิกเลือกที่ Reply เราจะไม่ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับอีก เพราะอีเมล์จะนำชื่อของผู้ส่ง (From) มาเป็นชื่อผู้รับ (To) พร้องทั้งชื่อเรื่องก็จะเป็นชื่อเดิม เพียงแต่เพิ่ม Re: หน้าชื่อเรื่องของจดหมาย

การส่งต่อจดหมาย

การส่งต่อจดหมาย หมายความว่า เมื่อเราส่งจดหมายฉบับนี้ไปยังบุคคลอื่นๆ อีก คล้ายกับระบบจดหมายเวียนที่เราส่งต่อไปยังบุคคลอื่นๆ ได้อีกจำนวนมาก โดยไม่ต้องเสียเวลาที่จะเสียเวลาที่จะเขียนจดหมายทีละฉบับเพื่อส่งให้แต่ละคน จะเป็นการช่วยลดเวลาในการเขียนจดหมาย 

การลบจดหมาย

เมื่อได้อ่านจดหมายแล้ว และถ้าไม่ต้องการเก็บจดหมายฉบับนี้ไว้อ่านอีก เราก็จะทำการลบจดหมายฉบับนั้นทิ้ง เพราะการใช้งานในอีเมล์นั้นเราจะได้รับเนื้อที่จากเมล์เซิร์ฟเวอร์ ในการเก็บจดมายจำนวนจำกัด ขึ้นอยู่กับเมล์เซิร์ฟเวอร์จะกำหนด ดังนั้นถ้าเราเก็บจดหมายทุกฉบับไว้ก็จะทำให้ตู้เก็บจดหมายของเราเต็มได้ หรือจำนวนจดหมายมากเกินไป

การกู้จดหมายกลับคืน

การกู้จดหมายกลับคืนสามารถทำได้ดังต่อไปนี้ 

1. คลิกที่ Trash

2. คลิกเลือกจดหมายที่ต้องการกู้กลับคืน

3. คลิกที่ Move เพื่อกำหนดสถานมารที่ที่จะนำจดหมายจากถังขยะ (Trash) ไปเก็บไว้

1. (New Folder) ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ต้องการเก็บจดหมาย หรือ 

2. Inbox ให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า หรือถ้าได้มีการสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว จะแสดงชื่อของโฟลเดอร์นั้นออกมาแสดงเพื่อไห้เราเลือก

4. แต่ถ้าต้องการลบจดหมายฉบับนี้ออกจากถังขยะ (Trash) ก็เพียงแต่คลิกเลือกจดหมายแลว้ให้คลิกที่ Delete จะเป็นการลบจดหมายออกจากถังขยะ (Trash) ทันที และจะไม่สามารถกู้จดหมายกลับคืนได้อีกต่อไป

(New Folder) ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่ต้องการเก็บจดหมาย หรือ 

Inbox ให้นำจดหมายไปเก็บไว้ในกล่องจดหมายเข้า หรือถ้าได้มีการสร้างโฟลเดอร์ไว้แล้ว จะแสดงชื่อของโฟลเดอร์นั้นออกมาแสดงเพื่อไห้เราเลือก


ที่มา : http://muengman.blogspot.com/2012/11/6.html